はじめての幹事さん、こんにちは。
「幹事なんてやったことないのに……」
「何をすればいいのかわからないんだけど」
いま、こんなことを思っているんじゃないでしょうか。
はじめての幹事って立候補する人はあまりいませんからね。
たいてい、やらされることになった、という人が多い。
そんなあなたのために、ちょこっと幹事の心得を書いてみます。
心得なんて言うと、ちょっと固いですね。
幹事をするときに気をつけなければいけないこと、くらいでしょうか。
▼ 日程を決めるときは「できるだけ」参加者の希望を聞く。
会社の宴会でも、友だちとの飲み会でも、まずは日程を決めないといけません。
もちろん参加者のみなさんの希望を聞くことが大切です。
けれど、どう調整しても全員の希望どおりの日程にするのは難しいもの。
最後は、幹事の決断が必要です。
すぱっと決めちゃいましょう。
希望を聞いて一覧表にするには、 「ちょー助」 というサイトが役に立ちますよ。
▼ お店を決めるときは必ず電話をかける。
近頃はインターネットでお店を探して、そのまま予約できることが多いですね。
希望の条件を書いて送信すれば、お店からの返事もメールで届きます。
かなり便利です。
（お店の探し方は 「お店の探し方！」 に詳しく書いています）
でも、予約を入れるときは必ず電話をかけましょう。
混んでいそうな時間は避けて、昼から開いているところは午後２時過ぎ、
夜しか営業していないところは平日の午後５時くらいがおすすめです。
電話をかけると、いろいろなことがわかります。
なかなか電話に出てくれなければ、人が足りないのかもしれません。
電話口の向こうがにぎやかだったら、お店の雰囲気もちょっと知ることができます。
こちらの希望を伝えたときに、きちんと答えてくれるかどうか。
これがいちばん大事です。
コース料理を頼むとして、一部のメニューを変更してくれるところもあります。
いろいろなものが食べたいから席だけの予約を、と言えば「だいじょうぶですよ」と答えてくれるところも。
人数変更は、たいがいのお店では前日まで受けてくれます。
▼案内は必ず送りましょう。
お店を予約したら、すぐに出席者のみなさんに案内を送ります。
電話で伝えても悪くありませんが、あとで確認することができません。
手紙かメールで送っておくと便利です。
案内には以下の項目を入れておきましょう。
開催月日
集合時間
集合場所
開始時間
お店の名前
お店の電話番号
お店の地図
会費
予約名（何という名前で予約しているか）
あなた（幹事）の名前
あなた（幹事）の電話番号
あなた（幹事）のメールアドレス
まだ会ったことがない人と待ち合わせをするときは、
あなたの当日の服装か持ち物も書いておくと目印になりますよ。
▼ 当日は、余裕を持って。
いよいよ当日になったら、時間に余裕を持ってお店に行きます。
幹事がぎりぎりの時間にやって来るのでは出席者が不安になるし、
幹事をするあなた自身がリラックスできません。
ちょっと早めに着いたら「今日○時に○人で予約をしている○ですが、誰か来てますか？」と
お店の人に聞いてみましょう。
「まだ、どなたもいらっしゃってませんが……」と返ってきたら、
「時間になったらうかがいます」と言って外に出てもいいし、
そのまま席に通してもらってもいいでしょう。
このやりとりで予約が入っているかの確認ができます。
お店にしても、予約をしたお客さんが確実に来ることがわかります。
そして、そのお店の人がどんな風にお客さんに対応するのかが体験できます。
あとは出席者のみなさんが集まるのを待つだけです。
▼ 幹事も楽しむ。
集まりが始まったら、常に全体に気を配ることは大切です。
どこにいるのかわからなくならないように気をつけることも必要。
けれど、幹事のあなたも楽しむことが大事なんです。
肩の力を抜いておいてくださいね。
▼ ちょっとした気配り。
パーティなどでは、席順が盛り上がりを左右したりします。
じっくり考えておいてください。
大人数の集まりのときは、気の合った仲間にお手伝いを頼みましょう。
何かと助かります。
できれば会費は事前に集金しておくと、ドタキャンの防止にもなります。
集まりが始まったらすぐに集金してしまってもいいかもしれません。
身じたくなどの時間を考えて、終わる時間の15分前には終了宣言をしましょう。
